Compulsar Documentos

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El proceso de compulsar documentos es un requisito fundamental para las gestiones de administración pública, como la solicitud de alguna beca de estudios, apuntarse en una oposición, inscribirse a alguna prueba, solicitar alguna nacionalidad, efectuar algún registro, entre otras.

Todo lo relativo a este proceso de compulsar documentos será presentado en la siguiente nota informativa.

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Compulsar documentos

Este proceso consiste en dar validez a una fotocopia al cotejar con su documento original. Por lo tanto, se debe revisar la fotocopia mediante un contraste con su original, para validarla y evitar que tenga una manipulación. Si este documento en copia es avalado, se compulsará el documento mediante un sello oficial u otra distinción que lo acredite como válido.

Lugares y procedimientos para compulsar documentos

A partir del tipo de gestión que se vaya a realizar, existen dos principales procesos para compulsar documentos. Estos son:

  1. Compulsar documentos para las Administraciones Públicas

Se realiza en la Administración que pertoque en cada caso, ahí se efectúan los cotejos y la compulsa del documento a ser presentado. Normalmente se entregan de inmediato los documentos originales, después de realizar el contraste entre ambos. Aprobado el documento, la compulsa consiste en acreditar dicha fotocopia mediante un sello o comunicación oficial del organismo, con la fecha del momento, nombre del órgano y de la persona que ha hecho la compulsa.

Recuerda que puedes ver muchas más guías como esta en nuestra página especial dedicada a trámites
  1. Compulsar documentos para las Administraciones Privadas

Se realiza la compulsa de un documento para una entidad que no sea pública. Esto suele pasar mucho con los títulos universitarios de Universidades Privadas. Al igual que pasa con la Administración Pública deberemos de dirigirnos a la entidad que ha emitido el documento original para que nos compulse nuestra fotocopia.

Requisitos comunes para compulsar documentos

Tanto si es en la Administración Pública como en una entidad privada los requisitos necesarios serán:

  • Fotocopia del documento a compulsar que sea de calidad.
  • Documento de identidad (DNI, NIE, Pasaporte…)
  • Pagar la tasa de la compulsa, si es el caso aunque normalmente es un trámite gratuito.

Algunos organismos prefieren sacar ellos la fotocopia del documento a fin de evitar la manipulación del mismo, a fin de compulsar documentos sin problemas

Copia compulsada vs. Copia Auténtica

La copia compulsada y la copia auténtica son documentos distintos.

La copia auténtica no es más que volver a sacar el documento oficial de la Administración que lo emite. Normalmente deberás de pagar alguna tasa ya que el documento original ya te lo habían entregado una vez.

Las características de esta última son las siguientes:


  • La copia auténtica garantiza la veracidad del documento original.
  • La copia auténtica tiene el mismo valor que el documento original, por ello puede ser usada como otro documento más.
  • La copia auténtica se solicita en el organismo que emitió el documento original.

Hasta mediados del 2016, el Parlamento Europeo aprobó un regulamento (Ley 392015), destinado a reducir los costes de los trámites y papeleos del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; por ello, todo documento público (como certificados y documentos universitarios, principalmente) deben ser aceptados como auténticos en cualquier país de la Unión Europea. Esto comenzó a ser válido desde octubre de 2016, mediante la reducción de las fotocopias compulsadas.

El concepto de copia auténtica tiene mayor importancia ahora, pues libera a la persona de esperar las fotocopias tramitadas por otros organismos públicos, así como disminuye sus costes, mientras que, en algunas ocasiones, se puede acceder a esos documentos a través de bases de datos en línea.

Sobre el Código Seguro de Verificación (CSV)

Esta nueva modalidad, que surge del acceso a documentos oficiales electrónicos, consiste en instaurar un Código Seguro de Verificación (CSV), incluido en la parte inferior o lateral del documento, hecho de caracteres alfanuméricos, que dan acreditación al trámite y permite, al usuario o persona interesada, acceder a dicho documento en línea, mediante la página web del organismo público que expidió el documento.

Una vez se accede al portal del Organismo en cuestión, se rellena una ventana especial con el código que permite comprobar la originalidad del documento entregado.

Este trámite sustituye el proceso de compulsar documentos, porque al observar el documento en la base de datos del organismo, se da su respectiva acreditación.

Compulsar gratis

Este proceso de validación de documentos es realizado de manera gratuita, cuando se  presenta el documento original y su fotocopia en el Organismo que requiere dicha copia. Es poco probable que no se realice el proceso de compulsar gratis algún documento.

Compulsar ante un notario

Es importante que sepas que todas las notarías están en la obligación de compulsar documentos. Este proceso es denominado dar testimonio, a fin de verificar que la fotocopia es fiel a la original, sin manipulación alguna. Solo que, allí, este trámite tiene un coste por honorario del notario, el cual también está regulado por la ley.

Nosotros te recomendamos que en vez de acudir a un notario te dirijas a la Administración que te emitió el documento.

Compulsar documentos universitarios

Estos son los tres procedimientos para compulsar documentos universitarios:

  1. Copia compulsada emitida por la Secretaría de la Universidad que emitió el título. Para ello, se tiende a pagar las tasas correspondientes al trámite.
  2. Copia compulsada en una notaría. Para ello, un notario debe recibir el título original y la fotocopia, a fin de efectuar el contraste de documentos y dar su veredicto. Este proceso también tiene costos por honorarios. (NO recomendado)
  3. Copia compulsada en registros públicos de la Administración del Estado, como los ayuntamientos, las Comunidades Autónomas, entre otros.
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Compulsar vs. Convalidar

Los títulos académicos en el extranjero requieren de un proceso de convalidación, llevado a cabo en el Ministerio de Educación. La diferencia entre ambos procedimientos es que la compulsa de un documento consiste en acreditar que la copia entregada coincide con el título original. En cambio, la convalidación consiste en equivaler legalmente el título extranjero con las titulaciones españolas. Esta información la puedes consultar en el portal del Ministerio

Compulsar en consulados españoles

Si te encuentras en el extranjero y necesitas compulsar cualquier documento has  de saber que también podrás hacerlo mediante el Consulado. Este proceso de compulsar documentos tiene su trámite específico, según los consulados de España. En esencia, el solicitante debe presentar un documento de identidad, así como el documento original y la copia que desea compulsar, además del pago de las tasas correspondientes y recoger, en fechas posteriores, dicha copia ya compulsada

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